Export comptable pour artisan : comprendre le FEC et préparer son dossier

Un dossier comptable exploitable commence par des factures, règlements et pièces bien classés. Un export depuis votre logiciel peut réduire les ressaisies, mais le FEC n'est pas automatiquement le fichier attendu par votre cabinet : demandez-lui son format d'import et ses règles de périodicité.

FEC signifie « Fichier des Écritures Comptables ». C'est un fichier normalisé défini par l'article A. 47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Une entreprise qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit pouvoir le présenter à l'administration lors d'un contrôle ; il contient l'ensemble des écritures de l'exercice, pas seulement les ventes.

Le format standard comporte 18 champs. Il est conçu pour le contrôle fiscal, pas comme une promesse d'import universel : chaque cabinet doit confirmer le fichier, le plan de comptes et les contrôles qu'il accepte.

• Réduire les ressaisies : un export structuré et des pièces bien identifiées facilitent le travail du cabinet.
• Limiter les écarts : les montants, taux de TVA et références sont transmis sans relecture manuelle de chaque PDF.
• Préparer un contrôle : une comptabilité informatisée doit pouvoir produire un FEC complet et conforme à partir de son système comptable.
• Fluidifier les échanges : définissez avec le cabinet les journaux, comptes, périodes, justificatifs et format réellement attendus.

Un FEC réglementaire est une image complète de la comptabilité de l'exercice. Un export de facturation, lui, peut utilement contenir :

• Les ventes et avoirs, avec leurs références, dates, clients, bases HT et TVA par taux.
• Les encaissements lorsque le logiciel les suit, avec le rapprochement utile aux factures.
• Les pièces justificatives ou liens vers elles, selon l'organisation définie avec le cabinet.
• Un récapitulatif de TVA qui sert de contrôle, sans se substituer à la déclaration préparée avec le comptable.

Un logiciel de facturation ne remplace pas votre expert-comptable ni le logiciel qui enregistre l'ensemble des achats, salaires, immobilisations et opérations de clôture. Il doit produire des documents fiables et un export cohérent ; le cabinet conserve la responsabilité de la tenue, des déclarations et des comptes annuels.

Un micro-entrepreneur tient une comptabilité simplifiée : un livre chronologique des recettes et, pour une activité de vente ou de fourniture de logement, un registre des achats. Cette comptabilité de trésorerie ne constitue pas, dans l'immense majorité des cas, une comptabilité informatisée au sens de l'obligation FEC — même si ce livre est tenu à l'aide d'un logiciel ou d'un tableur. Le micro-entrepreneur n'a donc en général pas à produire de FEC lors d'un contrôle. En cas de doute sur votre situation exacte, faites trancher la question par votre expert-comptable ou le service des impôts des entreprises.

• Attendre le contrôle pour générer le premier export : testez-le en amont et faites-le valider par votre comptable.
• Confondre export de facturation et FEC réglementaire : le second doit couvrir toutes les écritures de l'exercice, pas seulement les ventes.
• Oublier de conserver les pièces justificatives liées à chaque écriture : le fichier seul ne suffit pas en cas de contrôle approfondi.
• Changer de logiciel en cours d'exercice sans vérifier la continuité des numérotations et des exports sur toute la période contrôlée.

NovartisanPro génère un export FEC à partir des factures finalisées et des encaissements enregistrés, ainsi qu'un récapitulatif de TVA. Utilisez-le comme base de travail et faites valider par votre comptable qu'il couvre son besoin : un FEC réglementaire doit représenter toutes les écritures de la comptabilité de l'exercice.